[성과관리] 목표를 향한 길을 잃지 않는 시간관리법

 

한정된 집중력을 중요한 일에 몰아주기

중요한 일을 해내기 위해 우리가 인정해야 할 사실은 집중하기 위한 주의력과 의지력은 한정돼 있다는 점입니다. 책 <딥 워크>의 저자 칼 뉴포트는 고도로 훈련된 사람이라도 하루 4시간 이상 깊이 집중하기는 어렵다고 전합니다. 이에 따라 '어떻게 하루 4시간의 집중 업무 시간을 확보할 수 있을지', '어떻게 4시간 동안 집중을 유지할 수 있는 힘을 기를지' 그리고 '무엇에 이 4시간을 할애할지' 등으로 질문을 옮겨갈 수 있습니다.

이러한 질문의 답을 찾기 위해 우선, 우리의 업무를 집중해야 할 일과 집중하지 않아도 될 일로 나누어볼 수 있겠습니다. <딥 워크>의 구분에 따르면, '심층적인 일'과 '피상적인 일'이라고 부를 수도 있겠네요.

 

중요한 일, 또는 심층적인 일에 시간을 쓰기 위한 기본 규칙은 피상적인 일을 한꺼번에 몰아서 처리해 심층적인 일을 하는 시간에 방해를 받지 않는 것입니다. 미리 계획하여 시간을 배정하지 않으면 피상적인 일에 주의를 뺏기기 쉬운데요. 그 이유는 그 편이 더 쉽기 때문입니다. '심층적인 일'은 주로 어려운 문제를 푸는 일이기 때문에 일을 하기 전에 부담이 앞설 수 있겠지요. 그래서 계획이 없으면 이메일이나 메신저에 신속히 답장하는 일을 택하게 되는 것이고요. 또 성과를 측정하기 어려운 지식노동자의 특성상, 분주함을 드러냄으로써 겉으로 일을 많이 하는 모습을 보이려는 측면도 있다고 칼 포트는 지적합니다.

 

중요한 일에 집중하는 하루의 재구성

🌠 전날 저녁 다음날 계획을 수립한다

매일 저녁 퇴근하기 전 15분만 다음날을 계획하는 데 써볼 것을 권하는 전문가들이 많습니다. 미리 계획을 세워두면 다음날 아침에 계획을 바로 실행할 수 있다는 것 이상의 효과를 기대해볼 수 있습니다. "Consider it Done!(끝낸 걸로 치세요!)"란 말로 시작하는 제목의 논문에 따르면, 미처 끝내지 못한 일에 대해 나중에 완료할 계획을 세우는 것만으로도 완료되지 않은 일이 머릿속을 지배하는 '자이가르닉 효과'를 줄일 수 있기 때문입니다. 이에 따라 완료하지 못한 일에 대한 생각의 지배를 받지 않고 퇴근 후 충분한 휴식을 취하거나 취미 등 다른 일에 주의를 옮겨갈 수 있게 되는 것이지요.

 

🌅 중요한 일로 아침을 시작한다

꼭 아침에 중요한 일을 해야 한다기보다 심층적인 일을 할 수 있는 시간과 에너지를 미리 확보해두고, 규칙적으로 이 시간에 집중할 수 있도록 해야 한다는 의미입니다. 무라카미 하루키가 하루 5~6시간 동안 4000자 분량을 채운다거나, 베르나르 베르베르가 매일 오전 8시 반부터 12시 반까지 글을 쓴다는 등 다작을 한 작가들의 루틴에 대해선 많이 알려져 있지요. '소설을 쓴다'와 같이 오랜 시간 방향을 잃지 않고 일을 이어가야 목표를 달성할 수 있는 업무는 작은 단계로 쪼개서 각 단계에 쓸 수 있는 시간을 따로 할당해두지 않으면 진전을 이루기 어렵습니다. 책 <팀장의 탄생>의 저자인 줄리 주오는 초고를 작성하는 일에 대해 "마감일이 까마득히 멀리 떨어져 있는 하나의 거대한 프로젝트로 생각해서는 안 됐다. (중략) 목표를 달성하려면 매일 저녁 2페이지 정도를 손봐야 했다"고 회상했습니다.

 

🔕 '집중 업무 시간'엔 '피상적인 일'을 하지 않는다

시간을 블록으로 나누고 각각 하나의 활동을 배정하는 것이 중요합니다. 예를 들어, 오전 9시부터 10시 반까지 1시간 30분을 '회사소개서 검토'에 쓰는 시간으로 계획할 수 있습니다. 이때 유의할 점은 익숙지 않고 의사결정이 간단치 않은 일을 완료하는 데는 학습 시간이 필요할 수 있고, 이러한 학습에 얼마의 시간이 소요될지를 정확히 예측하는 것이 불가능하다는 점입니다. 예를 들어, 회사소개서를 검토하면서 특정 성과지표 공개 여부를 결정해야 한다면, 해당 성과지표의 의미나 공개 시 반응 등을 논의한 히스토리를 파악할 필요가 있을 수 있고, 때로는 성과지표 측정 방식에 대한 학습이 별도로 요구될 수도 있겠지요. 따라서 특정 과제를 해결하기 위해 '집중 업무 시간'을 배정할 때는 예상되는 시간보다 조금 더 여유를 두고 '타임 블록'을 해두는 편이 더 나을 수 있습니다. 그렇지 않으면 계획을 전반적으로 수정해야 하는 수고를 들여야 할 수 있을 테니까요.

또, 이메일은 받은 즉시 정성스럽게 답장을 작성하면서 정작 장기 전략을 수립한다든지 보고서를 작성하는 등의 중요하고 어려운 일에는 충분한 주의를 기울이지 못하는 상황을 피하려면 최소한의 커뮤니케이션 규칙이 필요할 수 있습니다. 예를 들어, 예외적으로 긴급한 상황을 제외하고는 메시지나 이메일에 대해 즉각적인 응답을 요구하지 않고 24시간 내에 답변하는 것을 원칙으로 한다든지, 혹은 즉각적으로 답변하지 않아도 되는 '집중 업무 시간'을 하루 2~3개 블록으로 정해둔다든지 등의 방법을 떠올릴 수 있습니다.

 

📧 이메일 회신 등의 '피상적인 일'은 모아서 한꺼번에 처리한다

피상적인 일을 한데 묶어서 일괄적으로 처리하는 것도 방해 요소를 줄이는 방법입니다. 예를 들어, 점심 식사 직전 15~20분을 오전에 받은 메일과 메신저에 쌓인 메시지를 정리하고 응답하는 시간으로 활용할 수 있겠지요. '피상적인 일'에 들어가는 시간의 양을 점진적으로 줄이는 방법도 함께 실행하면 좋습니다. 사무용품이 떨어질 때마다 주문하는 것이 아니라 주기를 정해서 반복 주문할 수 있도록 시스템을 개선하는 식의 방안을 강구할 수 있습니다.

목표를 향한 길을 잃지 않는 시간관리법 - 레몬베이스 캠프

[출처] 레몬베이스

 

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