[사례_연차휴가 사용촉진제] 직원들에게 연차 사용하라고 이메일로 해도 될까요?

6월도 다 지나가고 이제 직원들에게 연차유급휴가 사용하라고 공지를 해야하는데, 이메일로 해도 될까요? 그리고 만약 직원들 중 거부한다면 그 다음은 어떻게 해야 하나요?

 

우선 핵심만 말씀드리자면, 이메일은 서면이 아닙니다. 전자결재시스템도 예외적으만 가능합니다. 또한 직원들에게 적법한 연차사용 촉진 활동을 하였다면 휴가사용계획서 작성을 거부하여도 회사는 지급의 의무가 없습니다.

 

연차사용촉진에 관한 관련 법률을 보자면  '근로기준법 제 4장 근로시간과 휴식'에서 아래와 같이 정하고 있습니다.

제61조(연차 유급휴가의 사용 촉진) ① 사용자가 제60조제1항ㆍ제2항 및 제4항에 따른 유급휴가(계속하여 근로한 기간이 1년 미만인 근로자의 제60조제2항에 따른 유급휴가는 제외한다)의 사용을 촉진하기 위하여 다음 각 호의 조치를 하였음에도 불구하고 근로자가 휴가를 사용하지 아니하여 제60조제7항 본문에 따라 소멸된 경우에는 사용자는 그 사용하지 아니한 휴가에 대하여 보상할 의무가 없고, 제60조제7항 단서에 따른 사용자의 귀책사유에 해당하지 아니하는 것으로 본다. <개정 2012. 2. 1., 2017. 11. 28., 2020. 3. 31.>

1. 제60조제7항 본문에 따른 기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 10일 이내에 사용자가 근로자별로 사용하지 아니한 휴가 일수를 알려주고, 근로자가 그 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보하도록 서면으로 촉구할 것

2. 제1호에 따른 촉구에도 불구하고 근로자가 촉구를 받은 때부터 10일 이내에 사용하지 아니한 휴가의 전부 또는 일부의 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보하지 아니하면 제60조제7항 본문에 따른 기간이 끝나기 2개월 전까지 사용자가 사용하지 아니한 휴가의 사용 시기를 정하여 근로자에게 서면으로 통보할 것

② 사용자가 계속하여 근로한 기간이 1년 미만인 근로자의 제60조제2항에 따른 유급휴가의 사용을 촉진하기 위하여 다음 각 호의 조치를 하였음에도 불구하고 근로자가 휴가를 사용하지 아니하여 제60조제7항 본문에 따라 소멸된 경우에는 사용자는 그 사용하지 아니한 휴가에 대하여 보상할 의무가 없고, 같은 항 단서에 따른 사용자의 귀책사유에 해당하지 아니하는 것으로 본다. <신설 2020. 3. 31.>

1. 최초 1년의 근로기간이 끝나기 3개월 전을 기준으로 10일 이내에 사용자가 근로자별로 사용하지 아니한 휴가 일수를 알려주고, 근로자가 그 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보하도록 서면으로 촉구할 것. 다만, 사용자가 서면 촉구한 후 발생한 휴가에 대해서는 최초 1년의 근로기간이 끝나기 1개월 전을 기준으로 5일 이내에 촉구하여야 한다.

2. 제1호에 따른 촉구에도 불구하고 근로자가 촉구를 받은 때부터 10일 이내에 사용하지 아니한 휴가의 전부 또는 일부의 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보하지 아니하면 최초 1년의 근로기간이 끝나기 1개월 전까지 사용자가 사용하지 아니한 휴가의 사용 시기를 정하여 근로자에게 서면으로 통보할 것. 다만, 제1호 단서에 따라 촉구한 휴가에 대해서는 최초 1년의 근로기간이 끝나기 10일 전까지 서면으로 통보하여야 한다.

 

 연차휴가 사용촉진제는 사용자가 근로자에 대하여 연차휴가 사용을 촉구하였음에도 불구하고 근로자가 연차휴가를 사용하지 않고 소멸된 경우에 미사용 연차휴가에 대한 금전보상을 면제하는 제도입니다. 이 제도는 사용자에게 보상 의무를 면하게 하는 예외적인 조치이므로, 법에 정해진 대로 절차를 준수해야 인정됩니다.

 ① 연차휴급휴가 사용 촉진 조치는 서면으로 하도록 규정합니다.

 이메일은 서면이 아닙니다. 이메일의 경우 근로자가 반드시 열어본다는 보장이 없고, 근로자가 인지할 수 있는 정도의 의사표시 수준이라고 볼 수 없습니다. 전자결제시스템도 기안, 결재, 시행 등을 진행하고 있는 전자결재 시스템을 완비한 상태에서에 근로자에게 도달 여부가 명확히 확인되어야합니다.(근로기준정책과-3801,2017.6.20)

 연차촉진은 개별적으로 해야 하며, 게시판에 게시하는 등의 집단적 촉진 방식은 유효한 것으로 인정되지 않습니다.

 ② 연차유급휴가 사용 촉진 조치를 법에 따라 했더라도 근로자가 휴가일에 출근할 경우, 명확한 노무 수령거절 의사표시를 해야 합니다.

 노무 수령거절 의사표시는 연차휴가일 해당 직원의 책상 위에 '노무 수령거부의사통지서'를 올려 놓는 등 근로자가 사용자의 노무 수령거부 의사를 인지할 수 있는 정도여야 합니다.

 ③ 직원이 연차휴가사용계획서 제출을 거부하는 경우, 법에는 연차사용계획을 사용자에게 통보하지 아니하면, 회사가 사용기간 끝나기 2개월 전에 휴가 사용 시기를 정해서 서면으로 통보하도록 정하고 있습니다. 따라서 회사는 적법한 연차휴가 사용을 촉진한 것으로 인정되고 미사용연차수당을 지급할 의무도 없게 됩니다.